Mantenere una visione d’insieme e creare un ordine sono obbiettivi validi per ogni archivio; tali obbiettivi comportano però non poche difficoltà.
Le istituzioni culturali di grandi dimensioni hanno normalmente a loro disposizione personale specializzato, informatici e altre risorse per portare a termine i loro compito in modo professionale. La situazione cambia per gli archivi minori, gestiti da un unico curatore. In questi casi si ha spesso a disposizione un normale PC da ufficio e per svolgere il lavoro ci si deve arrangiare utilizzando programmi software standard. Tuttavia, anche con mezzi limitati è possibile costruire archivi impeccabili dal punto di vista tecnico. In questi casi, per la gestione delle immagini conservate si sono rilevati efficaci il ricorso e l’utilizzo sistematico delle risorse disponibili e la rinuncia a una banca dati in senso stretto.
Rispettando in modo rigoroso le seguenti fasi di lavoro si possono gestire collezioni private anche in modo differente tra loro.
Preparazione
- La scelta “valutazione” di fotografie di buona qualità e lo scarto dei quasi doppioni è di immensa importanza nell’area della fotografia digitale. La riduzione del numero di fotografie al minimo indispensabile è un fattore essenziale. Dovrebbero essere inclusi il meno possibile motivi ridondanti.
- Solo pochi formati rispondono ai requisiti di archiviazione a lungo termine, in particolare riguardo alla leggibilità e alla stabilità degli oggetti digitali. Si dovrebbero dunque selezionare pochi formati, ben conosciuti anche nel mondo dell’archivistica, come “Tiff 6”.
- Un criterio importante per l’ordinamento è il nome del file. Negli archivi digitali, o in quelli che non sono strutturati in una banca dati “vera e propria”; esso svolge la funzione di una segnatura. Quest’ultima deve essere univoca e interpretabile dagli utenti. Sarà dunque composta da più parti e, a seconda della struttura dell’archivio, consisterà in una abbreviazione per il fondo e in altre diciture per i sottogruppi, oltre che in un numero d’ordine progressivo. I fondi composti unicamente da fotografie possono utilizzare un ordine di tipo cronologico per gli oggetti digitali. In questo caso la data di creazione può costituire una parte del nome del file.
- I file vengono suddivisi in varie cartelle, che rispecchiano in più livelli sia l’origine (provenienza) sia la struttura fisica (in caso di scansioni di documenti non digitali già archiviati in modo strutturato) o di contenuto. In questo caso si procede come con gli archivi non digitali (registrazione in più livelli secondo gli standard archivistici, soprattutto ISAD(G), ecc,). La denominazione delle cartelle include un’abbreviazione per il fondo e/o una denominazione breve ma significativa del contenuto. Si presti attenzione al mantenimento di una certa omogeneità nelle diciture e alla creazione di una struttura gerarchica facilmente ricostruibile da terzi.
Elaborazione
- Una buona strategia per mantenere una visione d’insieme di grande quantità di file è quella di costruire unità più piccole. Si suddividono le fotografie seguendo le linee guida definite precedentemente e si creano le cartelle. Una struttura gerarchica è già, nella maggior parte dei casi, una forma di strutturazione logica e di contenuto (classificazione).
- Un elemento centrale, che facilita enormemente il reperimento, è il salvataggio di metadati direttamente nel file immagine (IPTC, XMP). Ad esempio: Titolo, parole chiave, luoghi o georeferenziazioni, indicazioni sui diritti d’autore, ecc, rimangono invariati anche in seguito alla trasmissione degli oggetti digitali. Esistono numerosi strumenti che permettono di realizzare quest’operazione in modo assai semplice. Fra questi citiamo XnView, Irfan View e GeoSetter. In modo più limitato ciò è realizzabile anche con Windows Explorer.
- L’ultimo passo del procedimento è il calcolo del checksum (valori hash). Grazie ai checksum è possibile controllare in un secondo momento se i file sono integri o se sono stati modificati. La creazione e il controllo dei valori hash non sono operazioni complicate. Esistono moltissimi programmi gratuiti adatti allo scopo, come Hashmyfiles o Checksum.
Archiviazione
- Da un punto di vista organizzativo gli ambienti di lavoro dovrebbero essere rigorosamente separati da quelli destinati all’archiviazione definitiva (Archivio digitale).! Tutte le fasi del processo (denominazione, classificazione, scrittura dei metadati, creazione dei checksum) vengono condotte negli ambienti di lavoro. Alla fine del processo i “pacchetti di lavoro” completati (solitamente intere cartelle con i rispettivi file) trovano sistemazione nell’archivio digitale.
- Controllo della corretta trasmissione, eventualmente tramite i checksum.
Conservazione dei file
La conservazione a lungo termine dei file è soltanto in parte una difficoltà di tipo tecnico. Il cuore del problema è in questo caso lo sviluppo di un piano strategico che preveda i seguenti punti:
- Controllo periodico dei file, eseguendo cioè la verifica dei checksum precedentemente creati.
- Appronto di un’adeguata strategia di backup (copie di sicurezza). Entrambe le mansioni (controllo file, creazione e gestione delle copie di sicurezza) possono essere affidate a tecnici specializzati con una spesa piuttosto contenuta.
- Regolamentazione dell’accesso ai dati. Ciò può avvenire restringendo il numero di persone che possano accedere con il rispettivo account al PC, oppure impostando in modo chiaro i diritti relativo al luogo di salvataggio dei dati.
- L’infrastruttura IT va testata. Dal momento che i dischi rigidi a altri tipi di memoria hanno durata limitata, bisogna pensare per tempo alla sostituzione di parti di computer o di interi pc prima di eventuali difetti portino a perdite di dati.
- Anche i formati dati con il tempo diventano obsoleti. Un regolare controllo tecnico permette di riconoscere per tempo la necessità di una migrazione del formato e di realizzarla secondo un piano predefinito.
- La documentazione di tutte le procedure di lavoro è parte fondamentale per garantire un livello adeguato di qualità. Dovrebbe essere organizzata in modo tale da permettere a terzi di orientarsi facilmente nell’archivio della sua struttura.
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